Door gebruik te maken van data-koppelingen tussen systemen, kan er voor veel organisaties het afhandelen van inkoopprocessen efficiënter verlopen. Het koppelen gaat via een zogenaamde OCI (Open Cataloque Interface). Een OCI-dienst maakt het mogelijk, om via een speciale link binnen uw eigen ERP-pakket te bestellen bij een leverancier. Ook de autorisatie en afhandeling van facturen, kan op deze manier automatisch verlopen, via uw eigen ERP-pakket.
Via OCI bestellen op Topfruit.nl
Topfruit.nl heeft OCI-koppelingen ontwikkeld die het mogelijk maken om onze webshops te koppelen en te laten communiceren met een externe OCI-dienst of ERP-pakket van onze klanten. Door gebruik te maken van deze koppeling, bestelt de klant rechtstreeks via het eigen inkoop-systeem in de webshops van Topfruit.nl
Voorbeelden van reeds gekoppelde omgevingen zijn ProActive, T-Blox en Leonardo. Alle ERP-systemen die een OCI-module hebben, kunnen gekoppeld worden.
In de praktijk
Om de toepassing verder te verduidelijken, hierbij een overzichtje:
- De besteller logt in op het eigen inkoop-systeem en klikt op de link naar de webshop van Topfruit.nl
Er wordt automatisch ingelogd op onze webshop.
- De besteller kiest een gewenst product en vult de gewenste gegevens verder in.
- Na het plaatsen van de order of na het afmelden, komt de besteller weer in de OCI-omgeving terecht en kunnen andere werkzaamheden in dit systeem hervat worden. De order kan de eventueel vastgestelde autorisatiestappen doorlopen.
- De order wordt, na eventuele goedkeuring, in combinatie met een uniek ordernummer teruggemeld naar de webshop en automatisch geplaatst bij Topfruit.nl
- Bij de digitale facturatie van de order wordt het unieke ordernummer automatisch gematcht in de eigen OCI-omgeving en op de juiste plaats geboekt.
Voordelen van een OCI-koppeling met Topfruit.nl
De voordelen van het maken van een OCI-koppeling tussen jouw en ons systeem zijn:
- Er zijn geen handmatige acties meer nodig om bestellingen in te voeren of te verwerken in het eigen inkoopsysteem.
- Geplaatste orders worden direct onderdeel van het eigen inkoopsysteem, zodat er altijd actueel inzicht is in de aangegane verplichtingen.
- De autorisatiestappen binnen de organisatie kunnen worden gevolgd, doordat via het eigen inkoopsysteem gewerkt wordt.
- Doordat ook de NZI-codering wordt meegenomen in het OCI-bericht, kunnen alle orders direct en correct geboekt worden.
- Door middel van e-billing, wordt bij facturatie het ordernummer meegezonden. Hierdoor is het mogelijk een automatische match in de OCI-omgeving te laten plaatsvinden.
Extra mogelijkheden
Indien gewenst is uw account geheel af te stemmen op de wensen en uw behoeften van uw organisatie. Met een zakelijk account kunt u profiteren van diverse extra mogelijkheden:
Bestel opties
- Gratis kaartje met persoonlijke tekst en u kunt uw bedrijfslogo toevoegen aan uw bestelling
- Zelf bestellers en vestigingen beheren
- Het assortiment laten afstemmen op uw wensen of budget
Factuur opties
- Elke vestiging een apart factuur? Of juist één verzamelfactuur? U zegt het maar!
- Mogelijkheden voor het opgeven van een kostenplaats of PO nummers. Deze ziet u terug op het factuur.
- Elektronisch factureren
Maatwerk opties
Werkt u met een inkoop-systeem? Ook daar kunnen wij eventueel mee koppelen, wij staan open voor alle mogelijkheden! Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.
